Belgelerinizi dijital ortamda yasal olarak imzalayın. Odoo İmza modülü ile süreçleri hızlandırın, kağıt kullanımını azaltın.
Odoo İmza Modülü, belgelerin dijital ortamda güvenli ve yasal olarak geçerli şekilde imzalanmasını sağlayan modern bir çözümdür. Kurum içi sözleşmeler, teklif formları, insan kaynakları belgeleri ve tüm iş süreçlerine dair resmi evrakların imzalanması için kullanıcı dostu ve entegre bir yapı sunar.
Odoo İmza modülü sayesinde kullanıcılar belgeleri PDF formatında sisteme yükleyebilir ve imzalanması gereken alanları kolayca belirleyebilir. İlgili kişiler e-posta yoluyla belgeye erişim sağlar, tanımlı alanlara imza atarak işlemi tamamlar. Süreç tamamlandığında her tarafın imzaladığı versiyon sistemde saklanır.
İmza alanları belge üzerine sürükle-bırak yöntemiyle yerleştirilebilir. İmza dışında tarih, ad-soyad, şirket unvanı gibi ek alanlar da tanımlanabilir. Kullanıcılar sıfırdan belge oluşturmak zorunda kalmadan mevcut belgeleri hızlıca imzaya açabilir.
Tek bir belgeye birden fazla kişi imza atabilir. İmza sıralaması belirlenerek önce yöneticinin ardından ilgili diğer kişilerin imza atması sağlanabilir. Bu yapı özellikle tedarik, insan kaynakları ve hukuk süreçlerinde önemlidir.
İmza süreci 256-bit SSL şifreleme ile güvence altına alınır. Odoo, imza işlemlerini detaylı zaman damgası, IP adresi ve cihaz bilgileri ile loglar. Bu kayıtlar gerektiğinde hukuki delil olarak kullanılabilir. Ayrıca KVKK ve GDPR gibi regülasyonlara tam uyum gösterir.
Şirket sıkça kullandığı belgeler için imza şablonları oluşturabilir. Örneğin; işe alım sözleşmesi, gizlilik anlaşması, teklif onayı gibi belgeler her seferinde yeniden hazırlanmaz, sadece alıcı bilgisi değiştirilerek hızlıca imzaya sunulur.
Kullanıcılar mobil cihazlarından da imza işlemlerini gerçekleştirebilir. Herhangi bir belgeyi imzalamak için fiziki olarak ofiste bulunmak gerekmez. Bu sayede iş süreçleri hızlanır, operasyonel esneklik sağlanır.
İmza için gönderilen belgeler açıldığında, imzalandığında veya reddedildiğinde sistem bildirim gönderir. Kullanıcılar bekleyen imza taleplerini ana panelden görüntüleyebilir. Geciken imzalar için otomatik hatırlatmalar yapılabilir.
İmzalanan belgeler dijital arşivde güvenli şekilde saklanır. Kullanıcılar belgeleri filtreleyerek arayabilir, tarih, taraf, belge türü gibi kriterlerle erişim sağlayabilir. Tüm belgeler sistemde uzun vadeli olarak tutulur.
Odoo İmza modülü; Satış, İK, CRM, Muhasebe ve Belgeler modülleriyle tam uyumludur. Bir satış teklifi onaylandığında imzaya gönderilebilir, işe alımda iş sözleşmeleri otomatik oluşturulabilir, destek süreçlerinde onaylar hızlı şekilde alınabilir.
Her imza, manuel değil elektronik onay ile tamamlanır. Kullanıcılar onay verdiğinde belgeye elektronik olarak adları ve zaman bilgisi eklenir. Bu sayede kağıt maliyetleri ortadan kalkar, çevreci bir yaklaşım benimsenmiş olur.
Her kullanıcı yalnızca kendisine tanımlı belgeleri görebilir ve imzalayabilir. Sistem yöneticisi, kimlerin belge gönderebileceğini, kimlerin imzalayabileceğini detaylı şekilde belirleyebilir.
Odoo İmza Modülü, iş süreçlerini hızlandırmak, belge akışını dijitalleştirmek ve kağıt kullanımını azaltmak isteyen tüm işletmeler için güçlü, güvenli ve kullanıcı dostu bir çözümdür. Zamandan, maliyetten ve kağıttan tasarruf ederken, belgelerin güvenliğini de artırır.